Hakosalo Ohjeet - Viestintäryhmät

Viestintäryhmät

Viestintäryhmät ovat sähköpostiosoitteita sisältäviä postituslistoja, joita voidaan hyödyntää kokonaisvaltaisesti Hakosalosta lähtevässä viestinnässä.

Viestintäryhmät tulee ottaa käyttöön esimerkiksi ennen uutiskirjepalvelun käyttöönottoa. Viestintäryhmiä voidaan tulevaisuudessa hyödyntää myös mm. kyselyiden ja kutsujen vastaanottajina.

VIESTINTÄRYHMIEN KÄYTTÖÖNOTTO

1. Pääkäyttäjän toiminto: Ottaessasi viestintäryhmät käyttöön sinuun tulee ensimmäisenä luoda viestintäryhmien kategoriat. Kategoriat ovat luokittelutietoja, joiden avulla voit ryhmitellä viestintäryhmiäsi. Voit luoda ja ylläpitää kategorioita ohjauspaneelissa kohdassa "Viestintäryhmien kategoriat". Katso ohje

2. Seuraavaksi sinun tulee luoda itse viestintäryhmät. Jos organisaatiosi käyttää Hakosaloa useammassa roolissa huomaathan, että viestintäryhmässä voi olla yhteystietoja vain yhdessä roolissa. Katso ohje

3. Viestintäryhmien luonnin yhteydessä voi tuoda ryhmään vastaanottajia. Yhteystietoja voidaan tuoda henkilöluetteloiden kautta, tuomalla palveluun ulkopuolisia sähköpostilistoja tai yhdistelemällä edellämainittuja vaihtoehtoja. Katso ohje

4. Viestintäryhmän vastaanottajia voi myöhemmin myös muokata.

ESIMERKKI KATEGORIOISTA JA VIESTINTÄRYHMISTÄ

Kategoriat ja viestintäryhmät perustuvat organisaatiosi tarpeisiin. Tässä kuitenkin yksi suppea esimerkki siitä, millainen rakenne niillä voi olla. Viestintäryhmän nimen perässä suluissa oleva numero kertoo ryhmässä olevien yhteystietojen määrän ja värillinen kuvake edessä sen, missä roolissa olevia henkilöitä listalla on (oranssi = yritysten yhteyshenkilöt, vaaleansininen = alkavat yrittäjät).