Palvelupyyntö

Hakosalo-järjestelmässä voidaan hyödyntää palvelupyyntöjä asiakkaiden yhteydenotoissa. Palvelupyyntöjä generoituu järjestelmään automaattisesti tai niitä voidaan luoda manuaalisesti (sisäinen palvelupyyntö). Hakosalo-järjestelmän käyttäjät voivat hyödyntää verkkosivuillaan (tai muissa digipalveluissa) ulkoisia lomakkeita. Kun tällainen lomake täytetään ja tallennetaan, näkyy se järjestelmässä palvelupyyntönä.

Palvelupyyntötyypit:

• Yritysneuvonta (ulkoinen lomake yrityksille)
• Perustamisneuvonta (ulkoinen lomake alkaville yrittäjille)
• Haastattelutyökalu (yrityshaastatteluista generoituvat palvelupyynnöt)
• Manuaalinen palvelupyyntö (järjestelmästä manuaalisesti luotava palvelupyyntö)

HUOM! Jotta palvelupyynnöt näkyvät järjestelmässä, tulee Etusivulta valita näkyviin Palvelupyyntö-widget, joka kerää yhteen kaikki Palvelupyynnöt.

Oikean yläkulman "hampurilaisesta" voi avata näkyviin asetukset. Asetuksista voi valita kuinka monta pyyntöä on maksimissaan näkyvissä. Kannattaa lisäksi valita "Uusimmat ensin" sekä tila "Avoin", jolloin widgetissä näkyy vain viimeisimmät, jotka vaativat toimenpiteitä.

 

Ulkoiset lomakkeet

Hakosalo-järjestelmä sisältä ulkoisia lomakkeita (Päävalikko - Lomakkeet ja luonnokset). Kun lomake täytetään, generoituu siitä palvelupyyntö. Hakosalo-järjestelmän käyttäjäorganisaatiot voivat tallentaa lomakkeet omille kotisivuilleen ja ohjata asiakkat täyttämään niitä. 

Lomakkeet:

• Toimivat yritykset
• Perustamisneuvonta (Näkyy vain Alkavat yrittäjät -roolille)

Toimivat yritykset

Yritys- ja yhteystietojen lisäksi toimivien yritysten lomakkeella voi valita yhteydenoton aiheen ja täyttää Lisätiedot kentän.

Huom! Toimivan yrityksen yhteydenottolomake saadaan näkyviin myös Yritys- ja palveluhakemistossa yrityksen kortilla.

Kun lomake on lähetetty, näkyy se järjestelmässä etusivun widgetissä. Kun palvelupyynnön avaa, näkyvät lomakkeella syötetyt tiedot.

Toimivien yritysten lomake sisältää myös kohdistutyökalun, jonka avulla yritys ja yrityksen henkilö voidaan tarvittaessa kohdistaa oikeaan yritykseen / henkilöön. Mikäli yritystä tai henkilöä ei löydy järjestelmästä, voidaan ne lisätä uutena.

 

Perustamisneuvonta

Perustamisneuvonnan osalta lomakkeella kysytään hieman eri tietoja, jotka saa näkyviin avaamalla palvelupyynnön.

Haastattelutyökalun palvelupyyntö

Mikäli asiakkaalla on käytössä Hakosalo-järjestelmän Haastattelutyökalu, generoituvat haastatteluiden tuloksena syntyvät palvelupyynnöt automaattisesti Hakosalo-järjestelmään. 

Manuaalinen palvelupyyntö

Henkilön kortilta kohdasta "Muut toiminnot" voidaan luoda manuaalinen palvelupyyntö. Tällöin palvelupyyntöön voidaan kirjata kuvaus ja valita järjestelmän käyttäjistä vastuuhenkilö (oma henkilöstö).

Palvelupyynnöstä voi myös lähettää sähköpostin palvelupyyntön merkitylle omalle henkilöstölle sekä ulkopuolisille henkilöille kirjaamalla heidän sähköpostiosoitteet.

Palvelupyyntöjen Flow

Palvelupyynnöillä on Tila, joka voidaan asettaa käsittelyyn vaiheen mukaan. Uudet Palvelupyynnöt tulevat järjestelmään avoimina. Ne myös näkyvät etusivun wedgetissä (kun on valittu näkymään vain avoimet). Palvelupyynnöille valitaan vastuuhenkilöt.

Esimerkiksi yritysneuvojat voivat poimia suoraan itselleen avoimet palvelupyynnöt ja vaihtaa niiden tilan käsitellyksi. Tällöin pyyntö häviää avointen listalta ja neuvoja voi alkaa kirjaamaan aktiviteetteja normaaliin tapaan.

Mikäli joku henkilö jakaa keskitetysti palvelupyyntöjä muille, vaihtaa hän pyynnön tilaksi "kesken" ja valitsee oikean vastuuhenkilön. Neuvojat puolestaan kirjaavat pyynnön "käsitellyksi", kun ovat sen käsitelleet.

Mikäli yhteydenotto tulee jollakin muulla tavalla vaikkapa puhelimella, chatin kautta, sähköpostilla tai muulla tavoin, voidaan järjestelmään kirjata manuaalinen palvelupyyntö, jolle valitaan vastuuhenkilö ja valitaan tilaksi "kesken" (eli luodaan halutulle henkilölle sisäinen palvelupyyntö).

Automaattisesti järjestelmään generoituvat palvelupyynnöt.