Sähköpostien tuonti viestintäryhmään

 

Kun olet luonut kategoriat ja perustanut viestintäryhmät, on aika kerätä sähköpostit viestintäryhmiin. Voit tehdä sen Hakosalon henkilöluettelon kautta, palvelun ulkopuolelta tuotavia sähköpostilistoja hyödyntäen tai molempia tapoja yhdistäen. Alla ohjeet molempiin tapoihin.


SÄHKÖPOSTIT HENKILÖLUETTELOSTA

1. Aloita siirtymällä päävalikon kautta Yrityksen henkilöt -luetteloon.


2. Rajaa luetteloa tarpeittesi mukaisesti. Esimerkissä on rajattu henkilöt, jotka liittyvät Porissa ja Raumalla toimiviin julkisiin organisaatioihin.


3. Valitse seuraavaksi Toiminnot-pudotusvalikosta kohta "Vie viestintäryhmään".


4. Täytä seuraavaksi vientiin liittyvät asetukset. Selitykset kentille kuvan alla.

Valitse kategoria valikosta - Valitse ensin sopiva kategoria, jonka alla olevaa viestintäryhmää haluat käyttää tai jonka alle haluat luoda uuden viestintäryhmän sähköposteista.

Vie jo olemassa olevaan ryhmään / Luo ja vie uuteen ryhmään - Valitse paremmin tarkoitukseesi sopiva vaihtoehto. Riippuen valinnasta kenttien alla on joko olemassa olevan ryhmän valintaan tarkoitettu pudotusvalikko tai uuden ryhmän luomiseen liittyvät kentät.

Viedään: Henkilöt / Yritykset - Oletuksena viestintäryhmään viedään vain henkilöihin liittyvät sähköpostit. Jos haluat, voit sisällyttää vientiin myös henkilöihin liittyvien yritysten yrityssähköpostit.

Lähde tai muu info viedyille riveille - Joskus yhteystietoja voi liittyä jotain lisäinfoa, kuten kuinka sähköpostit on kerätty (eivät välttämättä ole syntyneet luonnollisesti asiakassuhteen kautta), jolloin lisäinfo kannattaa välittää viestintäryhmän kortille.


5. Klikkaa lopuksi "Tallenna".


HUOMIO. Tällä hetkellä luetteloista tehdyt viestintäryhmäsisällöt eivät vielä päivity automaattisesti silloin, kun palveluun kirjataan uusia, rajauksiin sopivia yhteystietoja.

 

ULKOPUOLISET SÄHKÖPOSTILISTAT

Joskus voi olla tarpeellista lähettää viestintää henkilöille, jotka eivät löydy Hakosalosta eikä heitä välttämättä edes haluta sinne omiksi henkilökorteikseen. Tällaisessa tapauksessa sähköpostilista voidaan tuoda viestintäryhmään ulkopuolisena listana. Kun ulkopuolinen sähköpostilista tuodaan viestintäryhmään, palvelu vertaa yhteystietoja palvelusta löytyviin henkilökortteihin. Mikäli sähköpostille löytyy pari, Hakosalo muodostaa henkilön kortille automaattisesti linkityksen viestintäryhmään. Jos sähköpostille ei löydy paria, se tallentuu viestintäryhmään ulkopuoliseksi sähköpostiksi.

1. Aloita siirtymällä päävalikon kautta viestintäryhmiin.


2. Klikkaa kynä-kuvaketta sen viestintäryhmän kohdalta, jonne haluat viedä sähköpostilistan. Valitse avautuvasta valikosta "Muokkaa ryhmää".


3. Syötä sähköpostiosoitteet niille tarkoitettuun kenttään ja anna tarvittaessa lähdetieto sähköposteille (esim. yhteystietojen lähde ja peruste, miksi näille henkilöille saa lähettää viestintää). Kenttään liitettävässä sisällössä voi olla muutakin informaatiota kuin sähköpostit, palvelu osaa tallennuksessa huomioida tekstin seasta pelkästään sähköpostiosoitteet.

4. Kun klikkaat tallenna, ovat sähköpostit tallentuneet viestintäryhmään.

 

LISÄVINKKI

Voit halutessasi tarkastella viestintäryhmän sisältöä ja sille kirjattua muuta infoa klikkaamalla ryhmän nimeä.

Ryhmän nimen klikkaaminen avaa sivun, jossa on kaksi välilehteä. Ensimmäisestä välilehdestä löydät perustietoa ryhmään liittyen. Luettelo-välilehdeltä löydät ryhmään liitetyt vastaanottajat.


Olet luonut viestintäryhmille kategoriat ja viestintäryhmät sekä tuonut niihin vastaanottajien sähköpostit! Olet nyt valmis käyttämään viestintäryhmiä eri puolella Hakosaloa.

 
Päivitetty 11.12.2019