Viestintäryhmien luonti

 

Kun olet luonut kategoriat viestintäryhmille, voit siirtyä luomaan viestintäryhmiä. Tässä kohdassa luomme toistaiseksi vain uusia ryhmiä, mutta emme liitä niihin vielä sähköpostiosoitteita.

1. Aloita siirtymällä päävalikon kautta viestintäryhmiin.


2. Luo sitten uusi viestintäryhmä joko "Lisää uusi" -painikkeen kautta tai suoraan oikean kategorian alle kategorian valikon kautta.


3. Täytä avautuvasta ikkunasta yläosan tiedot. Sähköpostiosoitteet tuomme tässä ohjeessa vasta myöhemmin. Katso kenttien kuvaukset kuvan alta. Tallenna lopuksi.

Nimi: Anna viestintäryhmälle sellainen nimi, joka kuvastaa ryhmää mahdollisimman hyvin. Nimi tulee näkymään myös ryhmään liitettävien henkiöiden ja yritysten korteilla.

Kuvaus: Voit halutessasi antaa ryhmälle kuvauksen. Kuvaus näkyy myöhemmin viestintäryhmän kortilla.

Kategoria: Jos et aiemmin luonut viestintäryhmää oikean kategorian alle, valitse sopiva kategoria tässä kohtaa.

Luettelolähde: Tähän kenttään on pakollista valita joku tieto. Jos organisaatiollasi ei ole käytössä rooleja, valitse kenttään aina "Yrityksen henkilöluettelo". Valinta tarkoittaa sitä, että kyseiseen viestintäryhmään voidaan tuoda sähköposteja Yrityksen henkilöt -luettelosta. Samoin, kun ryhmään tuodaan ulkopuolisia sähköpostiosoitteita, verrataan niitä Hakosalosta löytyviin yritysten henkilöiden tietoihin.

Jos organisaatiollasi on käytössä eri rooleja huomaa, että yhdessä viestintäryhmässä voi olla vaan samassa roolissa olevia yhteystietoja. Eli jos haluat tuoda viestintäryhmään luettelon kautta esimerkiksi alkavien yrittäjien yhteystietoja, valitse tähän kenttään "Alkavien yrittäjien henkilöluettelo". Tässä tapauksessa ryhmään tuotavia ulkopuolisia sähköpostiosoitteita taas verrattaisiin Hakosalosta löytyviin alkavien yrittäjien henkilötietoihin.

Ulkopuolisia sähköposteja tuodessa sähköposteja verrataan palvelusta jo löytyviin sähköposteihin. Jos pari löytyy, palvelu tekee automaattisesti kytkennän oikean henkilön kortille. Jos paria ei löydy, sähköposti liitetään viestintäryhmään ulkoisena sähköpostina.

Näkyvyys: Valitse, haluatko rajata viestintäryhmän näkyväksi vain itsellesi, itsellesi ja muille tietyille käyttäjille, vai koko organisaatiollesi.


4. Tuo seuraavaksi sähköpostiosoitteet viestintäryhmiin.

 
Päivitetty 11.12.2019