Yritys- ja palveluhakemistossa näytetään rajattu, julkista tietoa sisältävä osa HakosaloCRM:ään kirjatuista yritystiedoista. Yritystiedot päivittyvät CRM:ään usean eri kanavan kautta.
CRM:n tietojen monikanavaisessa päivityksessä tulisi pyrkiä ensisijaisesti aktivoimaan yritysten edustajia päivittämään omia tietojaan, sillä mistään julkisesta tietolähteestä ei ole mahdollista saada yhtä ajantasaista ja eheää tietoa yrityksistä. Julkinen yritys- ja palveluhakemisto pyrkii tukemaan tätä toimintatapaa, tarjoten yrityksille näkymän omiin julkisiin tietoihinsa sekä mahdollisuuden tilata linkin sähköiselle lomakkeelle omien yritystietojen muokkaamiseen.
HakosaloCRM:n yritystiedot, ja samalla yrityshakemistossa näytettävät tiedot, päivittyvät mm. seuraavien toimenpiteiden tuloksena:
1. Yritysten edustajat päivittävät itse tietojaan (ensisijainen päivitystapa)
2. Hakosalon käyttäjät päivittävät yritystietoja
3. Yritystietoja rikastetaan Bisnoden massa-ajolla
4. Netbox-rajapinta täydentää automaattisesti tiettyä osaa puuttuvista yritystiedoista kerran viikossa
5. Perustetut ja lakanneet yritykset ajetaan Patentti- ja rekisterihallituksen toimittamista listoista kerran kuukaudessa
Yrityksille voidaan lähettää joko massalähetyksenä tai pyydettäessä linkki yritystietojen sähköiselle päivityslomakkeelle, jossa yrityksen edustaja voi itse päivittää yritystietojaan. Yritystiedot päivittyvät suoraan CRM:ään yrityksen kortille lomakkeen tallennuksen yhteydessä. Mikäli yrityksen edustaja on lomakkeella sallinut yrityksen näkyvyyden hakemistossa, päivittyvät tiedot soveltuvin osin näkyviin myös julkiseen yritys- ja palveluhakemistoon.
Massalähetyksellä tarkoitetaan tekstiviestillä CRM:n yrityksille ja niiden yhteyshenkilöille lähettävää linkkiä yritystietojen päivityslomakkeelle. Massalähetys tehdään erillisen hinnaston mukaisesti ja kustannus syntyy onnistuneesti toimitettujen viestien lukumäärän perusteella.
Ohje: Yritystietojen sähköinen päivityslomake
Ohje: Tietojenpäivityspyynnön lähetys tekstiviestinä (maksullinen)
Ohje: Yksittäisen tietojenpäivityspyynnön lähetys tekstiviestillä (maksullinen)
HakosaloCRM:n käyttäjät päivittävät yritystietoja esimerkiksi antaessaan yritysneuvontaa. He voivat lisätä tai muokata yrityksen tietoja hyödyntäen Netboxin rajapintaa tai kirjaamalla tiedot manuaalisesti.
Ohje: Yrityksen lisääminen
Ohje: Yrityksen asettaminen näkyväksi yritys- ja palveluhakemistossa
Ohje: Mitkä yritystiedot näkyvät julkisessa yritys- ja palveluhakemistossa?
Ohje: Yrityksen piilottaminen yritys- ja palveluhakemistosta
Kun organisaatio ottaa HakosaloCRM:n käyttöön, ajetaan CRM:n pohjadataksi usein Bisnodelta tilattu tiedosto alueen yritystiedoista. Bisnoden yritystiedoilla voidaan rikastaa myös jo olemassa olevia yritystietoja. Kyseessä on maksullinen lisäpalvelu.
Bisnodelta saadaan seuraavat tiedot, mikäli ne ovat Bisnodella tiedossa:
Yrityksestä yrityksen nimi, yritystunnus, postiosoite, postitoimipaikka, postinumero, sijaintikunta, maakunta, päätoimipaikka, puhelinnumero, web-osoite, rekisteröintipvm, yhtiömuoto, henkilöstöluokka, liikevaihtoluokka, toimialakoodi, toimialaselite ja kieli.
Yritykseen liittyvästä henkilöstä etunimi, sukunimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Kerran viikossa yöaikaan Netbox-rajapinta käy läpi Hakosalo-palvelussa olevat yrityskortit ja täydentää seuraavat kentät, mikäli ne ovat tyhjiä: kotikunta, asiointikieli, yritysmuoto, TOL2008-toimiala, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sijaintikunta, käyntiosoite, postitoimipaikka, postiosoite ja postinumero. Huomaathan, että päivitys ei vaikuta henkilökortteihin, sillä henkilöistä ei ole vastaavaa julkista datalähdettä tarjolla.
Ohje: Datan päivittyminen yöllä Netbox-rajapinnan kautta
Jokaisen kuukauden alussa Hakosalo saa Patentti- ja rekisterihallitukselta tiedoston edellisen kuukauden aikana perustetuista uusista yrityksistä, sekä toimintansa lopettaneista yrityksistä. Käyttäjäorganisaatiot voivat päivittää oman alueensa yritystiedot helppokäyttötoiminnon avulla kuun ensimmäisinä päivinä.
Ohje: PRH:n uudet ja lakanneet yritykset -tuonti