Hakosalon uusi versio. Mitä uutta?
Asiakkaat siirtyvät Hakosalon uuteen versioon syksyn ja alkuvuoden aikana. Kunkin asiakkaan kohdalla siirtyminen sovitaan ennalta.
Järjestelmää voi käyttää samalla tavoin kuin tähänkin asti. Uusi versio tarjoaa kuitenkin myös koko joukon uusia ominaisuuksia, joiden avulla omantaa toimintaa voi tehostaa ja mm. raportointia monipuolistaa.
Artikkelin sisältö
- Yleistä
- Akatemia ja tuki
- Dashboard ja pikalinkit
- Palvelupyynnöt
- Aktiviteettityypit
- eMajakka-raportointi
- Outlook-synkronointi
- Palvelualueet
- Yritysten rekisteritiedot
- Perustamisneuvonta (Alkavat yrittäjät)
- Kyselytyökalu
- Hanketyökalu
- Manuaaliset tilaisuudet
- Tervetuloa alueelle uusi yrittäjä -Liana-automaatio
- Hakemuspalvelu
- Haastattelutyökalu
- Taloustutkan talousdata
- Leader-ryhmät
- TE25
Yleistä
Uusi versio on koodattu kokonaan uusiksi uusin tekniikoin. Tämä lisää järjestelmän nopeutta ja vakautta. Lisäksi järjestelmä skaalautuu paremmin mobiilikäyttöön.
Hakosalo tarjoaa nykyaikaiset järjestelmäratkaisut kattaen asiakashallinnan eri vaiheet yhteydenotosta raportointiin.
Akatemia ja tuki
Hakosalo Akatemia on uuteen versioon integroitu tukisivusto, josta löytyy järjestelmän käyttöohjeet. Akatemia on käytössä, kun käyttäjä on kirjautunut Hakosaloon.
Järjestelmä sisältää myös kenttäkohtaisia infopalloja, joissa on kuvattu kentän tarkoitus. Samat infotekstit löytyvät Akatemiasta.
Jatkossa tukitiketit tehdään järjestelmän päävalikon kautta, jolloin ne kirjautuvat Hakosalon omaan tiketöintijärjestelmään. Näin tukiprosessi paranee entisestään ja Hakosalo Akatemian ohjeistusta voidaan hyödyntää tehokkaammin.
Dashboardit ja pikalinkit
Hakosalo-järjestelmä kattaa monia palvelukokonaisuuksia, kuten Yritys- ja Perustamisneuvonta sekä Hankkeet. Kukin kokonaisuus sisältää oman dashboard-sivun, joka kokoaa kyseisen osa-alueen tietoja yhteen näkymään.
Dashboard sisältää myös osa-alueen Pikalinkit-widgetin oikopolkuihin kuten raportointiin ja luetteloihin. Käyttäjä voi valita haluamansa Pikalinkit-widgetit myös koko järjestelmän Etusivulle.
Yrityspalvelut-dashboard
Palvelupyynnöt
Hakosalo-järjestelmän palvelupyynnöt ovat asiakkaiden yhteydenottoja ja muulla tavoin tulleita "liidejä". Jokainen pyyntö voidaan vastuuttaa asiakkaan oman prosessin mukaisesti sille henkilölle tai ryhmälle, joka alkaa asiaa hoitamaan.
Palvelupyynnöt näkyvät järjestelmän etusivulla omassa Palvelupyynnöt-widgetissään. Palvelupyynnöt tulevat järjestelmään ulkoisten lomakkeiden kautta tai niitä voidaan tehdä manuaalisesti esimerkiksi yrityksen henkilön kortilta (sisäinen palvelupyyntö kollegalle).
Lisäksi palvelupyynnöt voivat tulla järjestelmään Hakosalon Haastattelutyökalun kautta.
Aktiviteettityypit
Jatkossa kullekin käyttäjäroolille on vain kaksi aktiviteettityyppiä.
- Asiakasneuvonta (Vain nämä merkinnät lasketaan raportoinnissa)
- Muu aktiviteetti (esimerkiksi hallinnollinen työ tai muu ei raportoitava merkintä)
Aktiviteetin tarkenteen avulla voidaan kertoa onko aktiviteetti pidetty toimistolla, asiakkaalla, etänä, puhelu, sähköposti jne.
Huom!
Aktiviteetin palvelupuuta voi käyttää edelleen samalla tavoin kuin aikaisemminkin. Sen avulla voidaan raportoida määrätietoa, eli kuinka paljon kuluvana vuonna on ollut aktiviteettia palveluittain (palvelupuuhun määritelty sisältö).
Jos taas halutaan kirjata tarkempia tietoja yrityksellä käynnissä olevasta prosessista (esim. Rahoituspalvelu tai Sijoittumispalvelu), voidaan käynnistää yrityksen kortilta Palvelualue ja kirjata kyseiseen prosessiin liittyvät tarkemmat tiedot.
eMajakka-raportointi
Hakosalo eMajakka-konsepti sisältää valmiita raportteja osa-alueittain. Editorissa voidaan luoda rajauksia näytettävästä sisällöstä ja tallentaa raportteja myöhempää tarkastelua varten.
Raporttien luvut toimivat porautuvasti, jolloin luettelossa voidaan katsoa tarkemmin mistä kukin luku muodostuu.
eMajakka-editorissa valitaan näytettävä sisältö
Valittu sisältö raportoidaan taulukkoina eri aihealueiden mukaisesti
Outlook-synkronointi
Outlook-synkronointia toimii uudessa versiossa entistä monipuolisemmin. Yhteys on yksisuuntainen Outlookista Hakosaloon, jotta muun muassa raportoinnin paikkansapitävyys voidaan varmistaa, ja se sisältää mm. osallistujien osallistumistiedot (Kyllä, Ehkä, Ei, ei tietoa).
Outlook-merkintä tulee Hakosaloon teknisenä aktiviteettina. Se pitää sisällään ajantasaiset Outlook-merkinnän tiedot siihen asti, kunnes käyttäjä muuttaa teknisen aktiviteetin varsinaiseksi Asiakasneuvonta-aktiviteetiksi.
Muutoksen yhteydessä käyttäjä vahvistaa osallistujatiedot, voi luoda Hakosaloon uudet henkilökortit ja tekee muut raportoinnin kannalta oleelliset merkinnät (esim. Palvelualue, palvelupuu).
Tämän jälkeen toteutuneeksi merkatut Asiakasneuvonta-aktiviteetit näkyvät raporteissa.
Palvelualueet
Asiakkaat voivat jatkossa edelleen käyttää perinteistä aktiviteetin palvelupuuta. Vaihtoehtona on siirtyä käyttämään kokonaan tai osittain palvelualueita. Aktiviteetit ja palvelualueet raportoidaan omina kokonaisuuksinaan.
Palvelualue kuvaa yrityksen kortilla, mitä palveluprosesseja kyseisellä yrityksellä on parhaillaan menossa ja aikaisemmin ollut.
Sijoittuminen (InvestIn)
Hakosalo sisältää Sijoittumispalvelut palvelualueen, jossa sijoittumisprosessit voidaan salata prosessikohtaisesti näkymään vain tietyille käyttäjille.
Yksittäiseen prosessiin voidaan kirjata sijoittumisen kannalta oleellisia tietoja, kuten prosessin vaihe, investoinnit, työpaikat, kohdekunta, lähtökunta jne.
Rahoitukset
Rahoitukset palvelualueeseen voidaan kirjata tarkempia tietoja yritysten rahoituksiin liittyen, kuten rahoitusprosessin vaihe, rahoitustaho, haetut ja saadut rahoitukset.
Omistajavaihdokset
Omistajanvaihdokset palvelualueeseen voidaan kirjata tarkempia tietoja omistajanvaihdosprosessiin liittyen, kuten prosessin vaihe ja onko kyse yrityksen ostosta, myynnistä vai sukupolvenvaihdoksesta.
Kasvu- ja kehityspalvelut
Kasvu- ja kehityspalvelut -palvelualue on laaja kokonaisuus, jolla voidaan korvata vanha aktiviteetin palvelupuu. Tähän palvelualueeseen voidaan merkitä asiakaskohtaisesti tarkenteet siitä mitä kasvu- ja kehityspalveluita asiakkaan kanssa tarkkaan ottaen on käynnissä.
Yritysten rekisteritiedot
Jatkossa myös yritysten rekisteritiedot on saatavilla yrityskortilla sisältäen:
- Verohallinnon perustiedot
- Ennakkoperintärekisteri
- Kaupparekisteri
- Arvonlisäverovelvollisuus
- Työantajarekisteri
Lisäksi järjestelmään tuodaan verkkolaskuosoitteet ja y-tunnushistoria.
Perustamisneuvonta (Alkavat yrittäjät)
Alkavien yrittäjien dashboard tarjoaa raportointidataa entistä monipuolisemmin. Perustamisneuvontaa tarkastellaan henkilön, yritysidean ja toimivan yrityksen perustamisneuvonnan näkökulmista (toimivan yrityksen perustamisneuvonta: henkilöllä on jo y-tunnus, mutta hän saa neuvontaa yrityksen perustamiseen liittyen).
Huomiot ja tehtävät
Näyttää mitä tärkeitä tietoja Alkavan yrittäjän merkinnöistä puuttuu. Puuttuvia tietoja voi olla oleelliset yhteystiedot, kuten sähköposti ja puhelinnumero. Lisäksi näytetään järjestelmän raportoinnin kannalta oleelliset puuttuvat tiedot, kuten yritysideat.
Sisältää perustamisneuvonnan kannalta oleellisten tehtävien hallinnan. Välilehdelle voidaan merkitä kunkin tehtävän kohdalle päivämäärä, jolloin tehtävä on tehty tai kirjata ”Ei tehdä” merkinnän.
Kyselytyökalu
Kaikki Hakosalon asiakkaat saavat veloituksetta käyttöönsä Kyselytyökalun. Sen avulla voidaan rakentaa mitä tahansa kyselyitä ja raportoida vastauksia. Työkalu sisältää eri kyselytyyppejä:
- Manuaalinen kysely (lähetetään esimerkiksi luettelosta rajatulle joukolle tai tilaisuuden osallistujille)
- Automaattinen kysely (lähtee aktiviteetista, kun lähetyksen ehdot täyttyvät ja käyttää vahvistaa lähetyksen)
- Julkinen (sähköinen linkki, johon voidaan vastata anonyymisti eli järjestelmä ei osaa yhdistää vastausta henkilön korttiin)
Hanketyökalu
Kaikki Hakosalon asiakkaat saavat veloituksetta käyttöönsä Hanketyökalun perusversion, jonka avulla voidaan hallita organisaation hankesalkkua. Työkalu pitää sisällään hankesuunnittelman, toteuttajat ja niiden tehtävät sekä ohjausryhmän tiedot.
Hanketietoihin voidaan lisätä myös hankkeen budjetti. Lisäksi aktiviteetit voidaan liittää haluttuun hankkeeseen raportointia varten.
Hanketyökalun maksullinen osuus sisältää maksatukset ja seurannan.
Manuaaliset tilaisuudet
Hakosalo-järjestelmä pitää sisällään Eventilla-integraation. Sen myötä Eventillaan perustetut tilaisuudet tietoineen näkyy myös Hakosalon puolella.
Tämän lisäksi järjestelmään voidaan lisätä manuaalisia tilaisuuksia, mikäli Eventilla ei ole käytössä tai jossain tapauksessa tilaisuutta ei sinne perusteta. Tilaisuuteen kirjataan osallistuneet henkilöt, jolloin ko. tilaisuus saadaan osaksi raportointia.
Tervetuloa alueelle uusi yrittäjä, Liana-automaatio
Asiakkailla, joilla on käytössä Liana (esim. Uutiskirje), voidaan ottaa käyttöön myös automaatio. Sen myötä alueelle perustetuille yrityksille voidaan lähettää automaattisesti Tervetuloa alueelle -viesti.
Hakemuspalvelu
Hakosalo tarjoaa lisämaksullisena palveluna Hakemuspalvelun, jolla voidaan tehdä hyvin monipuolisesti erilaisia Hakemuksia ja hallita kunkin hakemuksen hakuprosessia.
Haastattelutyökalu
Hakosalo tarjoaa lisämaksullisena palveluna Haastattelutyökalun. Yhdessä Hakosalon kumppanin kanssa alueella voidaan toteuttaa halutulle kohderyhmälle haastattelukierros.
Työkalun avulla voidaan seurata reaaliajassa haastatteluiden edistymistä. Lisäksi voidaan tuottaa palvelupyyntöjä omalle organisaatiolle tai kokonaan ulkopuolisille organisaatioille (esim. oppilaitokset).
Haastattelutyökalu siis tuottaa ”liidejä” yritysten ollessa kiinnostuneita elinkeinopalveluista.
Lisätietoa: Haastattelutyökalu
Taloustutkan talousdata
Hakosalo tarjoaa lisämaksullisena palveluna Taloustutka-integraation. Sen avulla Hakosaloon saadaan tietokannassa olevien yritysten talousdata. Talousdataa voidaan hyödyntää mm. rajaustekijöinä, kun halutaan rajata tietty kohdejoukko eri rajaustekijöillä (esim. Näytä kahden viime vuoden aikana tavatut yritykset, joiden liiketulos on positiivinen / negatiivinen).
Leader-ryhmät
Hakosalo on kehittänyt yhteistyössä Leader-ryhmien edustajien kanssa ratkaisun, joka mahdollistaa monipuolisesti Leader-toiminnan asiakastyön hallinnan.
Järjestelmän päätoiminnallisuuksia ovat
- Asiakastiedon hallinta (yritykset, yhdistykset, henkilöasiakkaat)
- Leader-prosessi (Leader-hankkeiden hallinta)
- Muistiot (tapaamiset, puhelut, sähköpostit)
- Muistutukset ja seuranta (hyväksytyt, maksatukset, päättyyneet, pysyvyys)
- Raportointi
TE25
Hakosalo tukee myös työllisyysalueen laajempia tarpeita. Käytännössä Hakosalo mahdollistaa tiedon välityksen eri toimijoiden välillä. Esimerkiksi työllisyysalueen vastuukunta voi asioida yrityksen kanssa, jota rekrytoinnin lisäksi kiinnostaa yritysrahoitukset. Tällöin vastuukunnan edustaja voi lähettää Hakosalon kautta toimeksiannon sille taholle, joka vastaa kyseiselle yritykselle tarjottavista elinkeinopalveluista.