Täältä löydät ohjeita yksinyrittäjien koronatukihakemusten käsittelyyn

Julkaistu 16.4.2020
 

Ohjeet rooleittain

Käytön aloittaminen - Hakosaloon kirjautuminen, käyttöä nopeuttavat etusivun widgetit, salasanan vaihto

Leevi Luonnos - Hakemusluonnosten tarkistus ja käsittelijöille siirtäminen

Kaija Käsittelijä - Hakemusluonnosten käsittely ja mahdollinen puolto

Pirjo Päättäjä - Käsiteltyjen hakemusten tarkistus ja hyväksyminen / hylkääminen / tarkennuksen vaatiminen

Pekka Pääkäyttäjä - Sopimusten vienti CSV-muodossa maksatukseen

Tiedotteet

Uusimmat tiedotteemme aiheesta löydät Ajankohtaista-widgetistä, jonka voit asettaa näkyviin myös HakosaloCRM-järjestelmän etusivulle (kirjautumisen jälkeen oikean alakulman Muokkaa etusivua -painikkeesta). 

Ajankohtaista

1. Luodaksesi uuden kyselyn siirry ensin Hakosalon päävalikosta kyselytyökalu-välilehdelle. 2. Klikkaa sen jälkeen avautuvasta näkymästä painiketta "Luo kysely". Painike käynnistää kyselyn ohjatun luonnin. 3. Valitse ensin ne kielet, jolla kysely toteutetaan. Klikkaa sen jälkeen "Seuraava". 4. Anna kyselylle nimi kaikilla valitsemillasi kielillä. Nimi toimii kyselyn otsikkona ja näkyy kyselyn vastaanottajalle. 5. Anna kyselylle logo. Huom! Voit käyttää eri tiedostoa eri kieliversioissa. Tämä mahdollistaa sen, että jos logossasi on mukana esim. slogan, voidaan sen kielisyys huomioida eri kieliversioissa. Logo tallentuu kyselyyn juuri siinä koossa, missä se on lisätty. Voit logon sijaan lisätä kyselylle myös yläbannerin. Yläbanneri kannattaa suunnitella 200px x 1600px -kokoon. 6. Logon lisäksi kyselyn sivuindikaattorin väri on ainoa tapa muokata kyselyn ulkonäköä. Sivuindikaattorilla tarkoitetaan monisivuisen kyselyn ylälaidassa olevia palloja, jotka kertovat kyselyn edistymisestä.  7. Lisää kyselylle lopuksi vielä voimassaoloaika. Jos et halua rajata voimassaoloa, jätä kentät tyhjäksi. Näin tehtynä kysely on heti voimassa ja siihen voidaan vastata niin kauan, ennen kuin voimassaololle käydään antamassa päättymispäivä. 8. Klikkaa lopuksi Seuraava-painiketta niin kauan, että sinut siirretään kyselyn muokkaustilaan.  
Alla muokkaustilassa näkyvien toimintojen kuvaukset. YLÄVALIKKO 1. Muokkaa kyselyä -välilehdellä voit nimen mukaisesti muokata avoinna olevaa kyselyä. 2. Lisäasetukset-välilehdellä voit antaa kyselyyn muokkausoikeuksia muille organisaatiosi jäsenille, asettaa kyselylle lähetystilanteessa näkyvät oletustekstit (sähköpostin ja kyselyn etusivun tekstit, oletuslähetysosoite jne.) sekä luoda kyselylle julkisen linkin, jolla kuka tahansa voi vastata kyselyyn anonyymisti. Huom! Kun tallennat sivun, julkinen linkki ilmestyy välilehdelle "Lähetyshistoria". 3. Lähetyshistoriasta näet tehtyjen lähetysten nimet ja ajankohdat sekä vastanottajien määrän. 4. Vastausluettelossa voit selata ja rajata kyselyyn tulleita vastauksia. KYSELYN YLÄLAITA 5. Sivuvalinnasta voit valita sen sivun, jota haluat muokata. Kun uusi kysely luodaan, syntyy automaattisesti kaksi sivua; kyselyn ensimmäinen ja viimeinen sivu. Kyselyn ensimmäinen sivu on se, joka näytetään, kun käyttäjä klikkaa sähköpostissaan olevaa kyselylinkkiä tai tulee kyselyyn jotain muuta kautta suoralla linkillä. Viimeinen sivu taas näytetään sen jälkeen, kun käyttäjä on vastannut kyselyyn ja lähettänyt vastaukset. 6. Kysymyksien valinnasta voit taas valita näkymään muokattavaksi vain yhden kysymyksen kerrallaan. 7. Kielivalikosta voit vaihtaa kieltä ja tarkastaa, miltä kysely näyttää eri kielillä. Pudotusvalikossa näkyvät ne kielet, jotka olet valinnut kyselyn luonnissa luontikieliksi. 8. Toiminnot-painikkeesta löydät kyselyn esikatselutilan, kyselyn ohjattuun luontinäkymään palaamisen (jossa voit vaihtaa esim. logon tms.) sekä kyselyn poiston. Voit testata kyselyä rauhassa esikatselutilassa. Vastaukset eivät tallennu, mutta muuten kysely toimii kuten lopullisessa lähetyksessä. 9. Luo uusi sivu -linkistä pääset luomaan kyselylle lisää sivuja. SIVUN MUOKKAUS 10. Muokkaa-painikkeesta pääset muokkaamaan sivun esittelytekstiä, sivun sijaintia kyselyssä sekä poistamaan sivun. KYSYMYKSIEN LISÄYS 11. Luo uusi kysymys -linkistä pääset lisäämään sivulle kysymyksiä. Kysymykset asettuvat omiin valkoisiin bokseihinsa sivun esittelytekstiosion alle.  
Huhtikuussa saimme kehitystiimiimme kaksi uutta sovellussuunnittelijaa, ja kuukauden aikana perehdyttäminen eteni vauhdikkaasti. Huhtikuussa Hakosalon kehitys keskittyi valtaosin työllisyyspalveluihin. Lisäksi teimme pienempiä uudistuksia Kyselytyökaluun sekä Toimitilapalveluun ja yleisesti CRM:ään.  Työllisyyspalveluiden osalta kokonaisratkaisu eteni laajasti huhtikuun aikana. Rakennamme työllisyyspalveluihin itsepalvelua, jonne työnhakijat voivat kirjautua vahvan tunnistautumisen avulla tarkastelemaan ja päivittämään omia tietojaan. Itsepalvelun kehitys jatkuu toukokuussa, tiedotamme lisää kun palvelu on käyttöönotettavissa. Työllisyyspalveluihin aloitettiin huhtikuussa työpaikkatietojen kokonaisuudistusta. Työpaikan kenttiä selkeytetään sekä samalla ulkoinen lomake uudistetaan. Samassa yhteydessä parannetaan työpaikan "flowta" järjestelmässä, eli miten jatkossa työpaikan tila muuttuu täytetyksi ja miten työpaikan saa liitettyä esimerkiksi työnhakijan asiakkuuden päättävään tilanteeseen. Uudistus on jo lähes valmis, ja ennen kuin päästämme asiakkaamme näkemään työmme tulokset, teemme osaamiskenttien konversiot työpaikkojen osalta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vanhat osaamiskentät (kuten kielitaito, ajokorttiluokka, IT-osaaminen) poistuu, ja niihin syötetty tieto siirretään uusiin vastaaviin osaamiskenttiin niiltä osin kuin se on mahdollista. Mitään tietoa ei luonnollisestikaan hävitetä, vaan mikäli tietoa ei saada koneälyllä ajettua uusiin kenttiin, laitetaan se lisätietoa -kenttään. Työt tämän tiimoilta varmistuu arviolta viikoilla 18-19. Työllisyyyspalveluiden tiimoilta olemme myös työstäneet rajapintaa porilaislähtöisen HeadAI:n luomaan tekoälyyn, jonka avulla saamme tulevaisuudessa työpaikkaehdotuksia suoraan CRM:ään sekä työnhakijan itsepalveluun. Tekoälyn hyödyntäminen on maksullinen lisäpalvelu ja tiedotamme siitä lisää myöhemmässä vaiheessa.  Uuteen Kyselytyökaluun teimme huhtikuussa pieniä lisäyksiä: nyt vastausluettelossa näkyy lähetyksen nimi mikäli kysely on lähetetty manuaalisesti sekä mahdollistimme kyselyn poiston suoraan käyttöliittymän kautta. Lisäksi muutimme logiikkaa koskien sähköistä viestintää: jatkossa kyselyt voi lähettää myös henkilöille tai yrityksille, joilla sähköinen viestintä on kielletty. CRM:n tiimoilta teimme monipuolista kehitystyötä, siitä voit lukea tarkemmin aiemmasta artikkelistamme.  Tuotannon puolella huhtikuussa on hoidettu runsaasti uusien asiakkaiden käyttöönottoja sekä siirretty toimitilapalveluita uusimpaan versioon.  Toukokuussa työt jatkuvat työllisyyspuolella työpaikkatietojen viimeistelyllä, itsepalveluportaalin parissa sekä luomme Kykyviisarille oman dashboard-näkymän luetteloineen. Toukokuussa teemme myös jatkokehitystä Hankkeet ja Projektit -osioon sekä pieniä viilauksia toimitilapalveluun. Uuden hakemuspalvelumme kehitys jatkuu toukokuussa siten, että mahdollistamme hakemuksiin vahvan tunnistautumisen sekä hakemusten täydennyspyynnön lähettämisen. 
Huhtikuussa on saatu runsaasti uudistuksia sekä pieniä järjestelmän parannuksia. Tässä lyhyesti listaus tehdyistä muutoksista. CRM:n tiimoilta kehitystyö jatkuu läpi kevään ja alkukesän.  Kalenteri-widgetin parannukset: kuluva päivä korostettu sekä klikatessa seuraavan kuukauden päivää, muuttuu kuukausi näkymään automaattisesti. Lisäksi kalenterissa näkyy jatkossa tieto siitä, jos aktiviteetti on peruttu.  Kalenterissa kuluva päivä on korostettu Luetteloihin tuotiin sivukoko näkyviin myös luettelon yläosaan Yrityskortille tuotiin näkyviin myös yrityksen ei-voimassaolevat henkilöt Luettelossa tehtyä rajausta voi jatkossa muuttaa suoraan rajauksen vierestä kynänkuvasta Yrityksen pienelle kortille näkyviin aputoiminimi sekä kotisivujen osoite Hankkeet ja Projektit -osioon pieniä virhekorjauksia
Lähetysdomainin määrittely tehdään heti uutiskirjeosion käyttöönoton yhteydessä. Lähetysdomain tulee olemaan muotoa @valitsemannesana.verkkotunnuksenne.fi Määrittelyn tarkoituksena on asettaa uutiskirjeen tekniseksi lähettäjäksi Hakosalon sijaan organisaationne oma verkkotunnus. Määrittelyn avulla uutiskirjeen vastaanottava sähköposti ei anna lukijalleen ilmoitusta konfliktista ("lähettäjä ei välttämättä ole se, kuka esittää olevansa") ja uutiskirjeet päätyvät suuremmalla todennäköisyydellä vastaanottajan pääasialliseen postilaatikkoon. Tällä hetkellä lähetysdomainiin on verkkotunnuksenne lisäksi lisättävä yksi sana, esim. @asiakasuutiskirje.hakosalo.fi. Sana voi olla mikä tahansa valitsemanne ja voitte hyödyntää sitä uutiskirjeenne brändäämisessä. Se voi olla esim. mallin "asiakasuutiskirje" tai vaikkapa "yrityskirje" tai "hankkeet". Lähetysdomaineita voidaan asettaa samalla kertaa myös useita ja voitte itse päättää uutiskirjekansiokohtaisesti, mitä domainia milloinkin käytätte. ESIMERKKEJÄ LÄHETYSDOMAININ HYÖDYNTÄMISESTÄ Hakosalon kuukausittaisen yrityksille kohdistetun uutiskirjeen lähettäjänä voisi olla no-reply@yrityskirje.hakosalo.fi Sen sijaan Hakosalon sidosryhmäuutiskirjeiden lähettäjänä voitaisiin taas käyttää osoitetta no-reply@sidosryhmat.hakosalo.fi Hakosalon hankkeisiin liittyvissä uutiskirjeissä lähettäjänä voisi toimia no-reply@hankkeet.hakosalo.fi. Huom! Uutiskirjeissä tulee käyttää eri lähetysdomaineja, mitä kyselyissä. Uutiskirjeiden lähetysdomaineja hyödynnetään myös analytiikan keräämiseen ja saman domainin käyttö kyselytyökalun puolella sekoittaisi analytiikkatietoja. ENTÄ MITÄ @-MERKIN ETEEN LAITETAAN? Osoitteiden alkuosa, malleissa oleva no-reply, voidaan vaihtaa uutiskirjeen lähetysvaiheessa. No-replyn käyttö mahdollistaa sen, että uutiskirjeen tekninen lähetysosoite ei tarvitse olla oikeasti olemassa oleva sähköposti (osoitteeseen, jossa on no-reply, ei ole tarkoitus vastata). Jos kuitenkin haluatte käyttää oikeasti olemassa olevaa sähköpostia, selvittäkää ennen lähetysdomainin asetusta IT-tukenne kanssa, onko sähköpostiinne mahdollista tehdä mallin mukaisia osoitteita. Tällaisessa tapauksessa lähettäjänä voisi toimia teknisen osoitteen sijaan aito, olemassa oleva sähköpostiosoite, esim. info@hankkeet.verkkotunnuksenne.fi. LÄHETYSDOMAININ MÄÄRITTELYN VAIHEET 1. Ilmoittakaa ensin Hakosalo Helpdeskille (helpdesk@hakosalo.fi), millaisia lähetysdomaineita haluatte käyttöönne. 2. Hakosalo Helpdesk lähettää teille vastineeksi tiedoston, jossa on ohjeet verkkotunnuksenne tekniselle ylläpitäjälle / IT-tuellenne. 3. Kun tekninen tukenne on tehnyt dokumentissa pyydetyt toimenpiteet, ilmoittakaa asiasta jälleen meille. 4. Hakosalo Helpdesk tarkistaa osoitteiden toimivuuden ja lisää ne tarjolle uutiskirjeosioonne. 5. Valitkaa uutiskirjekansion tiedoista se lähetysdomain, jota haluatte käyttää kyseisen kansion kirjeissä. 6. Voitte nyt lähettää ensimmäisen uutiskirjeen omasta lähetysosoitteestanne! Takaisin osion pääsivulle

Mistä lisätukea?

Lisäkysymyksissä käänny ensisijaisesti oman organisaatiosi Hakosalo-pääkäyttäjän puoleen. Pyydämme, että tukipyynnöt Hakosalo Helpdeskin suuntaan hoidettaisiin mahdollisuuksien mukaan keskitetysti yhden henkilön toimesta ja pääasiassa sähköpostitse. Tällä tavoin asiakaspalvelumme ei kuormitu samoista rinnakkaisista tukipyynnöistä ja pystymme palvelemaan kaikkia teitä asiakkaitamme mahdollisimman nopeasti!

Hakosalo Helpdesk
helpdesk@hakosalo.fi
Puh. 010 231 0560

 
Päivitetty 16.4.2020