Tässä esimerkissä luomme viestintäryhmän, joka sisältää HakosaloCRM:stä löytyvien yritysten ja henkilöiden yhteystietoja.

Tavoitteena on luoda viestintäryhmä, joka sisältää porilaisten yritysten sekä yritysten yhteyshenkilöiden sähköpostit. Viennit tehdään viestintäryhmään kertavientinä, eli tiedot siirretään vain kerran ja niitä on tarkoitus ylläpitää jatkossa manuaalisesti (VS. automaattisesti päivittyvän viestintäryhmän luominen).

VIESTINTÄRYHMÄN LUOMINEN

Luo ensin viestintäryhmä, jonne yhteystiedot kerätään. Esimerkissä luomme viestintäryhmän "Porilaiset yritykset"

1. Mene ohjauspaneelin kautta "Viestintäryhmät"-osioon

2. Klikkaa kategorian nimen perässä olevaa valikko-kuvaketta ja valitse kohta "Luo uusi viestintäryhmä"

3. Anna viestintäryhmälle nimi ja halutessasi kuvaus. Voit myös tarvittaessa vaihtaa kategoriaa vielä tässä kohdassa. Luettelolähde tarkoittaa sitä, mistä luettelosta tuot tietoa ryhmään myöhemmin. Tässä tapauksessa valitsemme "Yrityksen henkilöluettelo ja yritysluettelo". Valitse viestintäryhmän näkyvyydeksi "Koko organisaatio", ellei sinulla ole painavaa syytä rajata ryhmän näkyvyys esimerkiksi vain itsellesi. Valitse lopuksi "Tallenna".

YHTEYSTIETOJEN VIENTI YRITYSLUETTELOSTA VIESTINTÄRYHMÄÄN

Seuraavaksi viemme porilaisten yritysten sähköpostiosoitteet yritysluettelosta viestintäryhmään. Paikkakuntarajauksen lisäksi haluamme rajata mukaan vain sellaset yritysten sähköpostit, joihin saa lähettää sähköistä viestintää. Haluamme mukaan myös vain sellaisia yrityksiä, jotka ovat tällä hetkellä toiminnassa ja joilla on sähköpostiosoite. Rajaukset näyttävät siis seuraavanlaisilta:

• Sijaintikunta "Pori"
• Sähköinen viestintälupa "Kyllä"
• Yritystilanne "Toiminnassa"
• Sähköposti "Ei-tyhjä"

1. Mene päävalikosta kohtaan Luettelot > Yritykset

2. Tee rajaukset

3. Klikkaa "Toiminnot"

4. Valitse "Vie viestintäryhmään"

5. Valitse aiemmin tarkoitusta varten luotu viestintäryhmä, anna viennille tarvittaessa kuvaus ja klikkaa "Tallenna".

Esimerkissä käytetyn henkilöluettelon rajaukset:

• Yrityksen nimi "Ei-tyhjä" - Henkilö liittyy yritykseen, jolla on nimi (eli henkilökortti on kytketty johonkin yritykseen)
• Yrityksen sijaintikunta "Pori"
• Sähköinen viestintälupa "Kyllä"
• Voimassa "Kyllä"
• Sähköposti "Ei-tyhjä"