Kuinka päästä alkuun Viestintäryhmät-osion käytössä
Vinkki: Jos haluat siirtää viestintäryhmän osoitteet vanhasta osiosta uuteen ilman, että uudesta ryhmästä tulee automaattisesti päivittyvä, ota sähköpostit vanhasta ryhmästä ulos CSV:nä, kopioi sähköpostit ja liitä ne uuteen viestintäryhmään manuaalisena sähköpostilistana. Kun tallennat listan, palvelu tarkastaa, mitkä sähköpostit löytyvät jo CRM:stä ja hakee viestintälistan luettelonäkymään kyseisten korttien tiedot. Huomaathan kuitenkin, että jatkossa viestintäryhmissä käsitellään vain CRM:n henkilökorttien yhteystietoja, ei yritysten.
Viestintäryhmät-osiota käytetään sähköpostilistojen tai muiden yhteystietolistojen ylläpitoon.
Viestintäryhmissä hyödynnetään pääasiassa Hakosaloon kirjattujen henkilökorttien tietoja. Kun tietojen lähteenä on Hakosalo-palvelu, voidaan yhteystietolistojen päivittäminen automatisoida. Sen lisäksi sähköpostilistoja voidaan tuoda ulkoisista lähteistä, kuten Excelistä tai internetsivuilta ns. manuaalisina sähköpostilistoina. Manuaalisesti lisättynä sähköpostiosoitteet kopioidaan viestintäryhmään listoille ilman, että niitä tarvitsee kirjata palvelussa sijaitseville henkilö- tai yrityskorteille.
Viestintäryhmät-osion käyttöönotto
Kiireisille lukijoille tiivistettynä:
1. Luo kategoriat Ohje
2. Luo viestintäryhmät Ohje
3. Luo viestintälistat Ohje CRM:stä tuotaville tiedoille Ohje manuaalisille sähköpostilistoille
4. Siirrä viestintäryhmät LianaMaileriin ja lähetä viestintää! Ohje
Yksityiskohtaisemmat ohjeet:
1. Ensimmäisenä Viestintäryhmät-osioon luodaan ylin taso, eli kategoriat (Kuva 1). Kategoriat ovat otsikkotason tietoja, joiden avulla viestintäryhmiä voidaan ryhmitellä aihealueittain. Kategorioita ylläpidetään ohjauspaneelissa (Päävalikko > Ohjauspaneeli > Muu sovellusylläpito > Viestintäryhmien kategoriat). Kategorioille annetaan ohjauspaneelissa myös taustavärit. Jos et tiedä alussa, millaisia kategorioita tarvitset, voit nimetä ne esim. "Kategoria 1", "Kategoria 2" jne.
Katso ohje: Viestintäryhmien kategorioiden luonti
Kuva 1. Viestintäryhmät-osiossa kategoriat ovat värillisellä pohjalla olevia otsikkotason tietoja, joiden alle avataan uusia viestintäryhmiä.
2. Seuraavaksi luodaan viestintäryhmät (Kuva 2) Viestintäryhmät-osiossa. Osioon pääsee päävalikon Viestintä-välilehdeltä (Päävalikko > Viestintä > Pikalinkit > Viestintäryhmät).
Viestintäryhmiä luodaan tarpeen mukaan, esimerkiksi silloin, kun on tarkoitus lähettää uutiskirje LianaMailerista, ja vastaanottajana käytetään Hakosalo-palveluun kirjattuja yhteystietoja. Viestintäryhmä ei itsessään sisällä dataa (toisin kuin vanhassa versiossa), vaan sen sisälle luodaan seuraavassa vaiheessa yksi tai useampi lista yhteystietoja. Lianaan siirtyy integraatiossa viestintäryhmän nimi, sekä ryhmään tallennettujen listojen sähköpostiosoitteet. Tulevaisuudessa viestintäryhmiä voidaan hyödyntää Lianan lisäksi myös Hakosalossa luotavien kyselyiden vastaanottajina.
Katso ohje: Viestintäryhmän luonti
Kuva 2. Viestintäryhmät ovat kuin tyhjiä kansioita, joihin jokaiseen voidaan myöhemmin luoda yksi tai useampi yhteystietolista. Sen jälkeen viestintäryhmiä voidaan hyödyntää erilaisten uutiskirjeiden ja kyselyiden vastaanottajina.
3. Sen jälkeen vuorossa on viestintälistat. Viestintälista luodaan klikkaamalla Viestintäryhmät-osion pääsivulla sen viestintäryhmän nimeä, johon lista tahdotaan lisätä, ja klikkaamalla sen jälkeen näkymän oikeasta yläkulmasta "Lisää uusi viestintälista" -painiketta. Yksi viestintäryhmä voi sisältää yhden tai useamman listan. Tämä mahdollistaa sen, että osa yhteystiedoista voidaan tuoda viestintäryhmään Hakosalo-palvelusta ja sen jälkeen viestintäryhmää voidaan rikastaa palvelun ulkopuolelta tuotavilla sähköpostilistoilla. Voit myös tuoda useampia listoja Hakosalo-palvelusta, esimerkiksi rajaten henkilökorttien tietoja erilaisilla rajauksilla.
Katso ohjeet:
Viestintälistan luonti henkilöluettelosta
Viestintälistan luonti järjestelmän ulkopuolisista sähköpostiosoitteista
4. Viimeisenä vuorossa on viestintäryhmien hyödyntäminen esim. LianaMailerissa!
Katso ohje: Viestintäryhmien synkronointi Lianaan