Yritys- ja palveluhakemistossa näytetään rajattu, julkista tietoa sisältävä osa HakosaloCRM:ään kirjatuista yritystiedoista. Yritystiedot päivittyvät CRM:ään usean eri kanavan kautta.

CRM:n tietojen monikanavaisessa päivityksessä tulisi pyrkiä ensisijaisesti aktivoimaan yritysten edustajia päivittämään omia tietojaan, sillä mistään julkisesta tietolähteestä ei ole mahdollista saada yhtä ajantasaista ja eheää tietoa yrityksistä. Julkinen yritys- ja palveluhakemisto pyrkii tukemaan tätä toimintatapaa, tarjoten yrityksille näkymän omiin julkisiin tietoihinsa sekä mahdollisuuden tilata linkin sähköiselle lomakkeelle omien yritystietojen muokkaamiseen. 

HakosaloCRM:n yritystiedot, ja samalla yrityshakemistossa näytettävät tiedot, päivittyvät mm. seuraavien toimenpiteiden tuloksena:

1. Yritysten edustajat päivittävät itse tietojaan (ensisijainen päivitystapa)
2. Hakosalon käyttäjät päivittävät yritystietoja
3. Yritystietoja rikastetaan Bisnoden massa-ajolla
4. Netbox-rajapinta täydentää automaattisesti tiettyä osaa puuttuvista yritystiedoista kerran viikossa
5. Perustetut ja lakanneet yritykset ajetaan Patentti- ja rekisterihallituksen toimittamista listoista kerran kuukaudessa

1. Yritysten edustajat päivittävät itse tietojaan (ensisijainen päivitystapa)

Yrityksille voidaan lähettää joko massalähetyksenä tai pyydettäessä linkki yritystietojen sähköiselle päivityslomakkeelle, jossa yrityksen edustaja voi itse päivittää yritystietojaan. Yritystiedot päivittyvät suoraan CRM:ään yrityksen kortille lomakkeen tallennuksen yhteydessä. Mikäli yrityksen edustaja on lomakkeella sallinut yrityksen näkyvyyden hakemistossa, päivittyvät tiedot soveltuvin osin näkyviin myös julkiseen yritys- ja palveluhakemistoon.

Massalähetyksellä tarkoitetaan tekstiviestillä CRM:n yrityksille ja niiden yhteyshenkilöille lähettävää linkkiä yritystietojen päivityslomakkeelle. Massalähetys tehdään erillisen hinnaston mukaisesti ja kustannus syntyy onnistuneesti toimitettujen viestien lukumäärän perusteella. 

Ohje: Yritystietojen sähköinen päivityslomake
Ohje: Tietojenpäivityspyynnön lähetys tekstiviestinä (maksullinen)
Ohje: Yksittäisen tietojenpäivityspyynnön lähetys tekstiviestillä (maksullinen)

2) Hakosalon käyttäjät päivittävät yritystietoja

HakosaloCRM:n käyttäjät päivittävät yritystietoja esimerkiksi antaessaan yritysneuvontaa. He voivat lisätä tai muokata yrityksen tietoja hyödyntäen Netboxin rajapintaa tai kirjaamalla tiedot manuaalisesti. 

Ohje: Yrityksen lisääminen
Ohje: Yrityksen asettaminen näkyväksi yritys- ja palveluhakemistossa
Ohje: Mitkä yritystiedot näkyvät julkisessa yritys- ja palveluhakemistossa?
Ohje: Yrityksen piilottaminen yritys- ja palveluhakemistosta

3. Yritystietoja rikastetaan Bisnoden massa-ajolla 

Kun organisaatio ottaa HakosaloCRM:n käyttöön, ajetaan CRM:n pohjadataksi usein Bisnodelta tilattu tiedosto alueen yritystiedoista. Bisnoden yritystiedoilla voidaan rikastaa myös jo olemassa olevia yritystietoja. Kyseessä on maksullinen lisäpalvelu.

Bisnodelta saadaan seuraavat tiedot, mikäli ne ovat Bisnodella tiedossa: 

Yrityksestä yrityksen nimi, yritystunnus, postiosoite, postitoimipaikka, postinumero, sijaintikunta, maakunta, päätoimipaikka, puhelinnumero, web-osoite, rekisteröintipvm, yhtiömuoto, henkilöstöluokka, liikevaihtoluokka, toimialakoodi, toimialaselite ja kieli.

Yritykseen liittyvästä henkilöstä etunimi, sukunimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

4. Netbox-rajapinta täydentää automaattisesti tiettyä osaa puuttuvista yritystiedoista kerran viikossa

Kerran viikossa yöaikaan Netbox-rajapinta käy läpi Hakosalo-palvelussa olevat yrityskortit ja täydentää seuraavat kentät, mikäli ne ovat tyhjiä: kotikunta, asiointikieli, yritysmuoto, TOL2008-toimiala, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sijaintikunta, käyntiosoite, postitoimipaikka, postiosoite ja postinumero. Huomaathan, että päivitys ei vaikuta henkilökortteihin, sillä henkilöistä ei ole vastaavaa julkista datalähdettä tarjolla.

Ohje: Datan päivittyminen yöllä Netbox-rajapinnan kautta

5. Perustetut ja lakanneet yritykset ajetaan Patentti- ja rekisterihallituksen toimittamista listoista kerran kuukaudessa

Jokaisen kuukauden alussa Hakosalo saa Patentti- ja rekisterihallitukselta tiedoston edellisen kuukauden aikana perustetuista uusista yrityksistä, sekä toimintansa lopettaneista yrityksistä. Käyttäjäorganisaatiot voivat päivittää oman alueensa yritystiedot helppokäyttötoiminnon avulla kuun ensimmäisinä päivinä.

Ohje: PRH:n uudet ja lakanneet yritykset -tuonti